內(nèi)容簡介

這是一本教你快樂運(yùn)用和享受Word、Excel、PPT的書。跟著書中的三位老師前行，你不但能解決工作上的難題、提高工作效率、提升展現(xiàn)能力，還能讓W(xué)ord、Excel、PPT成為你生活中的好“助手”，增添生活的樂趣。

本書采用情景式的講解，閱讀時(shí)，猶如與老師直接對(duì)話，可以在輕松、愉悅中提升自己的Word、Excel、PPT技能，最終讓W(xué)ord、Excel、PPT成為你享受生活的一種工具。

本書操作版本為Microsoft Office 2013/2016，能夠有效幫助職場新人提升職場競爭力，也能幫助財(cái)務(wù)、品質(zhì)分析、人力資源管理等人員解決實(shí)際問題。

前言

本書根據(jù)三位作者的職場經(jīng)歷改編而成，是一本有趣、有料更有效的辦公應(yīng)用軟件參考書。

本書共分13章，圍繞師傅帶徒弟這條主線來寫。主要內(nèi)容可分成三大部分：1～4章（Word）、5～8章（Excel）、9～13章（PPT），通過師徒一對(duì)一教學(xué)的形式，將與讀者日常辦公息息相關(guān)的問題和難點(diǎn)娓娓道來、層層解析，讓讀者在風(fēng)趣、輕松、愉快的氛圍中學(xué)到Word、Excel、PPT的核心功能和經(jīng)典應(yīng)用技巧，從而快速掌握Word、Excel、PPT的精髓。

熟練應(yīng)用Word、Excel、PPT軟件不僅能夠提高工作效率，同時(shí)也能獲得同事、朋友的認(rèn)可，并因此而獲得自信心，本書Excel篇的作者盧子就是這樣的典型人物。他從2007年開始學(xué)習(xí)Excel，從當(dāng)初連打字都不會(huì)到如今成為別人眼中的高手。很多朋友對(duì)他的經(jīng)歷很好奇，經(jīng)常問：“你當(dāng)初是如何學(xué)習(xí)Excel的？”這個(gè)問題不是三言兩語就能夠說明白的，因此才有了“Excel效率手冊(cè) 早做完，不加班”系列叢書的誕生。該系列叢書出版以來得到了20萬讀者的支持，對(duì)于只有高中學(xué)歷的他而言，簡直就是奇跡！這一系列叢書和其他工具類圖書最大的不同點(diǎn)就是，通過講故事的形式將Excel呈現(xiàn)在讀者面前，讓讀者輕松、愉悅地學(xué)好Excel，告別以往枯燥的講解方式。

本來該系列叢書到此也就畫上完美的句號(hào)，奈何讀者們一直強(qiáng)烈期待增加Word和PPT的不加班系列圖書，盧子認(rèn)為自己的Word和PPT技能一般，所以遲遲不敢動(dòng)筆。本著為讀者負(fù)責(zé)的態(tài)度，盧子輾轉(zhuǎn)結(jié)識(shí)了深諳Word之道的MindOffice和精通PPT的紳士貓，并由此萌生了三人合作寫本書的念頭，這本書有別于其他Word、Excel、PPT的圖書，是用老師教學(xué)生的形式來寫的，而不是每個(gè)人的學(xué)習(xí)之路。因?yàn)榫幷呦嘈牛�人都�?huì)成長，通過學(xué)習(xí)，學(xué)生也能當(dāng)老師。編者更相信，讀者朋友們能夠借助本書學(xué)好Word、Excel、PPT，并因此提高工作效率，告別加班。

最近，你很可能使用Word、Excel、PPT做過些什么吧？用Word的編輯功能，Excel的數(shù)據(jù)分析功能抑或是用PowerPoint制作了一份報(bào)告。我想這可能不是一次非常愉快的經(jīng)歷，你可能被Word、Excel、PPT虐了，當(dāng)然也許你已被虐了千百遍，但是現(xiàn)實(shí)的你還是要在情不得已的情況下接受那句“Word、Excel、PPT虐我千百遍，我待她卻如初戀……”。誰叫Word、Excel、PPT對(duì)于你來說，可能猶如農(nóng)民手中的鋤頭，是一個(gè)無法放下的工具。

在當(dāng)今工作環(huán)境中，Word、Excel、PPT成為大部分工作的第一附屬工具，不管你在寫字樓，還是在醫(yī)院，或是需要計(jì)算人員工資，還是上臺(tái)演講報(bào)告，Word、Excel、PPT可能是你的第一選擇。也許你曾經(jīng)認(rèn)為Word只是用來敲幾個(gè)字，Excel只是弄一份表格，PowerPoint只需要弄個(gè)模板把字復(fù)制并粘貼進(jìn)去。而到如今你卻不這樣認(rèn)為了，旁邊的同事用Word批量制作請(qǐng)柬；前臺(tái)的小姑娘用Excel可以快速知道你在上個(gè)月取過多少快遞；和自己一起進(jìn)來的小個(gè)子女生，因?yàn)镻owerPoint做得好，很快成為公司的兼職培訓(xùn)講師。

在這里，我們最想強(qiáng)調(diào)的是學(xué)習(xí)方法，這是感受溫情和愛的學(xué)習(xí)方法。剛開始學(xué)習(xí)Word、Excel、PPT的時(shí)候，要善于向身邊的同事及朋友請(qǐng)教問題。同時(shí)也要學(xué)會(huì)自學(xué)，畢竟沒有人可以幫助你一輩子。學(xué)到新知識(shí)要及時(shí)跟同事、朋友、網(wǎng)友分享，這樣你將會(huì)獲得別人的好感，以后別人有好的方法也會(huì)告訴你。

蕭伯納就曾經(jīng)說過:“倘若你有一個(gè)蘋果,我也有一個(gè)蘋果, 而我們彼此交換這些蘋果, 那么你和我仍然是各有一個(gè)蘋果。但是, 倘若你有一種思想,我也有一種思想, 而我們彼此交換這些思想, 那么,

我們每人將有兩種思想。”

其實(shí)，辦公軟件不僅用于工作，更可用于生活，比如，可以用Excel記賬、玩游戲，用Word打印工資條、多人協(xié)同編制大項(xiàng)目文檔，用PPT制作培訓(xùn)課件、宣傳片等。當(dāng)然，學(xué)習(xí)Word、Excel、PPT不是以炫耀技能為目的，而要以合適的方法，在合適的時(shí)間，對(duì)合適的人做合適的事。無招勝有招，這才是Word、Excel、PPT的最高境界。

最后，直接說出我們的感謝：

感謝Word、Excel、PPT，我們共同的“戀人”。

感謝那些為我們提供技術(shù)支持的老師和朋友，讓我們的Word、Excel、PPT能錦上添花。

還要感謝您，拿起這本書的讀者——您的閱讀，將我們對(duì)Word、Excel、PPT的愛傳向更廣闊的世界。

當(dāng)然，還得感謝以下參與本書編寫的人員：鄭曉芬、李應(yīng)欽、邱顯標(biāo)、龔思蘭、鄧丹、陸超男、楊明輝、劉宋連、鄧海南。

編　者

升級(jí)版說明

“Excel效率手冊(cè) 早做完，不加班”系列叢書自2014年4月出版以來得到了20萬讀者的支持。其實(shí)這套書寫得并不完美，有很多地方寫得不夠通俗易懂，也寫得不夠全面。長時(shí)間在售后群跟讀者交流溝通后，征集了讀者大量的反饋意見，從而對(duì)本書進(jìn)行升級(jí)。升級(jí)篇最大的特點(diǎn)就是采用了大量圖解讓書籍更加通俗易懂，還增加了大量知識(shí)擴(kuò)展，對(duì)相關(guān)知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行補(bǔ)充說明。以前是站在自己的角度看問題，現(xiàn)在是站在讀者的角度看問題。

目 錄

Word 效率手冊(cè)

第1章  簡化篇

1.1　解密段落前的小黑點(diǎn) …………………2

1.1.1　換行與分頁 …………………………… 2

1.1.2　孤行控制 ……………………………… 4

1.1.3　與下段同頁 …………………………… 5

1.1.4　段中不分頁 …………………………… 5

1.1.5　段前分頁 ……………………………… 6

1.1.6　取消行號(hào) ……………………………… 6

1.1.7　取消斷字 ……………………………… 6

1.1.8　取消顯示所有格式標(biāo)記 ……………… 7

1.1.9　Word也“看臉” ……………………… 8

1.2　文檔結(jié)構(gòu)傻瓜化 ………………………8

1.2.1　Word玩“變臉” ……………………… 8

1.2.2　利用“小樣”設(shè)置標(biāo)題 ……………… 12

1.2.3　結(jié)構(gòu)調(diào)整就這么快 …………………… 14

1.3　知識(shí)擴(kuò)展 …………………………… 15

1.4　小結(jié)和練習(xí) ………………………… 16

第2章  美化篇

2.1　目錄頁碼很簡單 …………………… 18

2.1.1　目錄自動(dòng)化 …………………………… 18

2.1.2　頁碼是怎樣生成的 …………………… 20

2.1.3　目錄頁與正文頁不同的頁眉頁腳 …… 24

2.1.4　首頁不同的頁眉頁腳 ………………… 25

2.1.5　奇偶頁不同的頁眉頁腳 ……………… 27

2.1.6　費(fèi)腦的分欄頁碼 ……………………… 29

2.1.7　縱橫頁面混排 ………………………… 32

2.1.8　制作封面不算事兒 …………………… 34

2.2　排版美化有捷徑 …………………… 35

2.2.1　普通“設(shè)計(jì)濕” ……………………… 36

2.2.2　文藝“設(shè)計(jì)濕” ……………………… 39

2.3　各種編號(hào)不煩人 …………………… 42

2.3.1　標(biāo)題編號(hào) ……………………………… 42

2.3.2　圖表編號(hào) ……………………………… 46

2.3.3　注解編號(hào) ……………………………… 48

2.4　交叉引用、書簽與超鏈接 ………… 50

2.5　知識(shí)擴(kuò)展 …………………………… 53

2.6　小結(jié)和練習(xí) ………………………… 54

第3章  亮化篇

3.1　表格圖表有套路 …………………… 56

3.1.1　如何快速美化表格 …………………… 56

3.1.2　如何在每一頁顯示表頭 ……………… 57

3.1.3　如何快速填制并更新編號(hào) …………… 58

3.1.4　如何對(duì)表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序 ……… 60

3.1.5　如何對(duì)表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算 ……… 61

3.1.6　如何拆分單元格 ……………………… 62

3.1.7　如何制作圖表 ………………………… 63

3.2　圖形圖片玩變通 …………………… 65

3.2.1　玩轉(zhuǎn)SmartArt …………………………… 65

3.2.2　形狀組合變形記 ……………………… 70

3.3　知識(shí)擴(kuò)展 …………………………… 76

3.4　小結(jié)和練習(xí) ………………………… 77

第4章  進(jìn)化篇

4.1　面子工程輕松合并 ………………… 80

4.2　長篇大論就這么“控” …………… 85

4.3　查找替換就這么牛 ………………… 90

4.4　知識(shí)擴(kuò)展 …………………………… 95

4.5　小結(jié)和練習(xí) ………………………… 96

 

Excel 效率手冊(cè)

第5章  數(shù)據(jù)存儲(chǔ)

5.1　如何養(yǎng)成好習(xí)慣 …………………… 98

5.1.1　拒絕合并單元格 ……………………… 98

5.1.2　名詞縮寫帶來的麻煩 ……………… 103

5.1.3　統(tǒng)一日期格式 ……………………… 107

5.1.4　數(shù)據(jù)與單位分離 …………………… 112

5.1.5　不使用無意義的空格 ……………… 115

5.1.6　保護(hù)工作表中的公式不被修改 …… 116

5.1.7　數(shù)據(jù)備份很重要 …………………… 120

5.2　如何快速錄入數(shù)據(jù) ……………… 120

5.2.1　輸入序列數(shù)字 ……………………… 121

5.2.2　填充日期序列 ……………………… 122

5.2.3　錄入身份證號(hào)碼 …………………… 123

5.2.4　批量為城市添加省份 ……………… 125

5.2.5　使用“自動(dòng)更正”功能快捷輸入長字符串 ………… 127

5.2.6　特殊符號(hào)輸入 ……………………… 130

5.3　如何強(qiáng)調(diào)異常值 ………………… 131

5.3.1　標(biāo)記成績優(yōu)秀的學(xué)生 ……………… 131

5.3.2　標(biāo)記前5名的成績 …………………… 134

5.3.3　為項(xiàng)目進(jìn)度標(biāo)記進(jìn)度條 …………… 135

5.3.4　標(biāo)示重復(fù)項(xiàng)目 ……………………… 137

5.3.5　將語文成績大于數(shù)學(xué)成績的標(biāo)示出來 … 140

5.4　小結(jié)和練習(xí) ……………………… 142

第6章  數(shù)據(jù)處理

6.1　如何將不規(guī)范數(shù)據(jù)源轉(zhuǎn)換成規(guī)范數(shù)據(jù)源 ……………………… 144

6.1.1　將記事本的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel ………… 144

6.1.2　去除錯(cuò)誤值 ………………………… 149

6.2　如何用邏輯函數(shù)進(jìn)行條件判斷 … 150

6.2.1　IF函數(shù)判斷稱呼 …………………… 150

6.2.2　IF函數(shù)嵌套判斷專業(yè)代號(hào) ………… 153

6.2.3　IF函數(shù)嵌套的鞏固 ………………… 154

6.2.4　AND函數(shù)滿足多條件獲取錄取情況 … 155

6.3　如何用數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總 …………………… 157

6.3.1　自動(dòng)求和妙用 ……………………… 158

6.3.2　SUMIF（COUNTIF）函數(shù)對(duì)科目進(jìn)行單條件求和與計(jì)數(shù) …………… 161

6.3.3　SUMIFS（COUNTIFS）函數(shù)對(duì)部門、科目進(jìn)行多條件求和與計(jì)數(shù) ……… 163

6.3.4　SUMPRODUCT函數(shù)實(shí)現(xiàn)加權(quán)得分 ……………………………… 165

6.3.5　TRIMMEAN函數(shù)去除最大值與最小值后求平均值 ……………… 166

6.4　如何借助查找與引用函數(shù)在萬千數(shù)據(jù)中獲取對(duì)應(yīng)值 ………… 167

6.4.1　VLOOKUP函數(shù)根據(jù)姓名查找職業(yè) … 168

6.4.2　VLOOKUP函數(shù)根據(jù)姓名按順序查找多列對(duì)應(yīng)值 …………… 169

6.4.3　VLOOKUP函數(shù)根據(jù)公司簡稱獲取電話 …………………………… 172

6.4.4　VLOOKUP函數(shù)模糊匹配獲取等級(jí) … 173

6.5　如何借助文本函數(shù)進(jìn)行字符拆分與合并 ………………… 174

6.5.1　LEFT、MID、RIGHT函數(shù)提取部分字符 ……………………… 175

6.5.2　FIND函數(shù)輔助提取部分字符 ……… 176

6.5.3　使用“&”將內(nèi)容合并起來 ………… 177

6.6　小結(jié)和練習(xí) ……………………… 179

 

第7章  數(shù)據(jù)分析

7.1　如何借助排序與篩選進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)分析 ………………… 182

7.1.1　對(duì)工資進(jìn)行降序排序 ……………… 182

7.1.2　對(duì)部門和工資兩個(gè)條件進(jìn)行降序排序 …………………………… 184

7.1.3　借助排序生成工資條 ……………… 187

7.1.4　將包裝部的人員信息篩選出來 …… 189

7.1.5　將工資前5名的人員信息篩選出來 … 191

7.1.6　高級(jí)篩選提取不重復(fù)部門 ………… 192

7.2　什么是數(shù)據(jù)透視表 ……………… 194

7.2.1　多變的要求 ………………………… 195

7.2.2　數(shù)據(jù)透視表登場 …………………… 196

7.2.3　數(shù)據(jù)透視表簡介 …………………… 200

7.3　數(shù)據(jù)透視表可以進(jìn)行怎樣的分析 ……………………………… 201

7.3.1　多角度分析數(shù)據(jù) …………………… 201

7.3.2　對(duì)各項(xiàng)目進(jìn)行排序 ………………… 205

7.3.3　統(tǒng)計(jì)商品最大、最小銷售數(shù)量 …… 206

7.3.4　統(tǒng)計(jì)商品銷售數(shù)量占比 …………… 208

7.3.5　統(tǒng)計(jì)每一年的銷售金額 …………… 210

7.3.6　數(shù)據(jù)源的注意事項(xiàng) ………………… 214

7.4　小結(jié)和練習(xí) ……………………… 217

 

第8章  數(shù)據(jù)展現(xiàn)

8.1　你想展示什么 …………………… 220

8.1.1　圖表的作用 ………………………… 220

8.1.2　選擇圖表 …………………………… 222

8.1.3　圖表的組成 ………………………… 222

8.1.4　制作圖表 …………………………… 224

8.2　你想打印什么 …………………… 231

8.2.1　確認(rèn)打印內(nèi)容 ……………………… 232

8.2.2　打印內(nèi)容調(diào)整 ……………………… 233

8.3　小結(jié)和練習(xí) ……………………… 236

 

PPT 效率手冊(cè)

第9章  軟件篇

 

9.1　一切從“O”開始 ……………… 238

9.2　按鈕九加一 ……………………… 245

9.2.1　從“開始”選項(xiàng)卡開始 …………… 245

9.2.2　“插入”選項(xiàng)卡 …………………… 246

9.2.3　“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡 …………………… 246

9.2.4　“切換”選項(xiàng)卡 …………………… 249

9.2.5　“動(dòng)畫”選項(xiàng)卡 …………………… 250

9.2.6　“幻燈片放映”選項(xiàng)卡 …………… 250

9.2.7　“審閱”選項(xiàng)卡 …………………… 251

9.2.8　“視圖”選項(xiàng)卡 …………………… 251

9.2.9　跟隨選項(xiàng)卡 ………………………… 252

9.2.10　“文件”選項(xiàng)卡 …………………… 252

9.3　兩個(gè)操作方式及一個(gè)插件 ……… 254

9.4　小結(jié)和練習(xí) ……………………… 256

 

第10章  制作篇

10.1　快速制作一個(gè)PowerPoint的核心 ……………………………… 258

10.2　五分鐘制作一個(gè)PowerPoint …… 259

10.2.1　準(zhǔn)備工作 …………………………… 259

10.2.2　制作PowerPoint …………………… 262

10.3　小結(jié)和練習(xí) ……………………… 272

 

第11章  設(shè)計(jì)篇

11.1　PowerPoint中的常見元素 ……… 274

11.1.1　文字 ………………………………… 275

11.1.2　形狀 ………………………………… 289

11.1.3　圖片 ………………………………… 294

11.1.4　圖表 ………………………………… 302

11.2　排版 ……………………………… 308

11.2.1　從分類開始 ………………………… 309

11.2.2　把握重復(fù)和對(duì)齊 …………………… 310

11.2.3　對(duì)比讓頁面擁有重心 ……………… 311

11.2.4　四原則結(jié)合 ………………………… 312

11.3　動(dòng)畫 ……………………………… 313

11.3.1　轉(zhuǎn)場動(dòng)畫 …………………………… 314

11.3.2　頁內(nèi)動(dòng)畫 …………………………… 315

11.4　動(dòng)作 ……………………………… 322

11.5　其他元素 ………………………… 323

11.5.1　音頻（音樂，音效） ……………… 324

11.5.2　視頻 ………………………………… 325

11.6　Nordri Tools的一些妙用 ………… 326

11.7　小結(jié)和練習(xí) ……………………… 331

 

 

第12章  練習(xí)篇

12.1　從臨摹出發(fā)更了解軟件 ………… 334

12.2　模仿“模板”提高制作能力 …… 337

 

第13章  輸出篇

13.1　演講者視圖 ……………………… 342

13.2　壓縮圖片，合理使用母版 ……… 344

13.3　導(dǎo)出其他格式 …………………… 345

13.4　小結(jié)和練習(xí) ……………………… 348