內容簡介

本書共15章，主要包括Office共性知識、Word組件應用、Excel組件應用、PowerPoint組件應用、Office協

同應用和綜合實例等內容。讀者通過對本書的學習，不僅能掌握使用Word、Excel和PowerPoint軟件輔助進行

商務辦公的基本知識和軟件操作，通過本書列舉的實戰案例，還可以學會舉一反三，在實戰工作中用得更好。

此外，本書還提供了豐富的欄目板塊，如“小絕招”“長知識”和“給你支招”，這些板塊豐富了本書

的知識，提供了更多的常用技巧，提高了讀者的實戰操作能力。

本書主要定位于希望快速掌握Word、Excel和PowerPoint辦公操作的初、中級用戶，適合不同年齡段的辦

公人員、文秘、財務人員、國家公務員使用。此外，本書也適合各類家庭用戶、社會培訓學員使用，或作為

各大中專院校及各類電腦培訓班的教材。

 

前言

 

關于本叢書

如今，學會使用計算機已不再是休閑娛樂的一種生活方式，在工作節奏如此快的今

天，它已成為各行業人士工作中不可替代的一種工作方式。為了讓更多的初學者學會計

算機和相關軟件的操作，經過我們精心策劃和創作，“學以致用系列叢書”已在2015

年年初和廣大讀者見面了。該叢書自上市以來，一直反響很好，而且銷量突破預計。

為了回饋廣大讀者，讓更多的人學會使用電腦和一些常用軟件的操作，時隔一

年，我們對“學以致用系列叢書”進行了全新升級改版，不僅優化了版式效果，更對

內容進行了全面更新，并拓展了深度，讓讀者能學到更多實用的技巧。

本叢書涉及電腦基礎與入門、網上開店、Office辦公軟件、圖形圖像和網頁設計

等方面，每本書的內容和講解方式都根據其特有的應用要求進行量身打造，目的是讓

讀者真正學得會、用得好。“學以致用系列叢書”具體包括的書目如下：

 

◆ Excel高效辦公入門與實戰

◆ Excel函數和圖表入門與實戰

◆ Excel數據透視表入門與實戰

◆ Access 數據庫基礎及應用（第2版）

◆ PPT設計與制作（第2版）

◆ 新手學開網店（第2版）

◆ 網店裝修與推廣（第2版）

◆ Office 2013入門與實戰（第2版）

◆ 新手學電腦（第2版）

◆ 中老年人學電腦（第2版）

◆ 電腦組裝、維護與故障排除（第2版）

◆ 電腦安全與黑客攻防（第2版）

◆ 網頁設計與制作入門與實戰

◆ AutoCAD 2016中文版入門與實戰

◆ Photoshop CS6平面設計入門與實戰

 

叢書兩大特色

本叢書主要體現了“理論知識和操作學得會，實戰工作中能夠用得好”的策劃和

創作宗旨。

理論知識和操作學得會

◆◆講解上——實用為先，語言精練

本叢書在內容挑選方面注重3個“最”——內容最實用，操作最常見，案例最典

型，并且用最通俗的語言精練講解理論知識，以提高讀者的閱讀和學習效率。

◆◆外觀上——單雙混排，全程圖解

本叢書采用靈活的單雙混排方式，主打圖解式操作，并且每個操作步驟在內容和

配圖上均采用編號進行逐一對應，使整個操作更清晰，讓讀者能夠輕松和快速掌握。

◆◆結構上——布局科學，學習 + 提升同步進行

本叢書每章知識的內容安排上，采取“主體知識＋給你支招”的結構。其中，

“主體知識”是針對當前章節涉及的所有理論知識進行講解；“給你支招”是對本章

相關知識的延伸與提升，其實用性和技巧性更強。

◆◆信息上——欄目豐富，延展學習

本叢書在知識講解過程中，還穿插了各種欄目板塊，如小絕招、給你支招和長知

識。通過這些欄目，有效增加了本書的知識量，擴展了讀者的學習寬度，從而幫助讀

者掌握更多實用的技巧操作。

實戰工作中能夠用得好

本叢書在講解過程中，采用“知識點＋實例操作”的結構來講解，為了讓讀者清

楚涉及的知識在實際工作中的具體應用，所有的案例均來源于實際工作中的典型案

例，比較有針對性。通過這種講解方式，讓讀者能在真實的環境中體會知識的應用，

從而達到舉一反三、融會貫通的目的。

    

章節介紹                              內容體系                                                                  作用

Chapter 01 主要講解Office 2013的新增功能、                                         對Office初步了解，

                    軟件界面、啟動與退出操作等，                                                掌握通用和基礎的操作

                         為后面的學習奠基

 

Chapter 02~ 主要講解文檔相關操作，                                                        熟練掌握Word辦公中

Chapter 04  使用圖片、文本框、藝術                                                           各種文檔的編排操作

                         字、形狀、圖表等對象

                          制作圖文混排的文檔

 

Chapter 05~ 主要講解使用Excel制作表格                                                      掌握Excel對各種數據

Chapter 08  和計算、管理和分析數據                                                                的存儲、管理與分析

                         的相關操作，如公式函數、

                         分類匯總、排序和圖表等

 

 

Chapter 09～ 主要講解創建商務演示文稿的                                               掌握使用PowerPoint

Chapter 11   必會操作，通過動畫、音頻和                                                   展示的各種操作

                           視頻文件豐富演示文稿以及

                          放映和分享幻燈片

 

Chapter 12  主要講解如何在Word和Excel中                                          掌握各個組件之間數

                     互調數據，以及如何在Word文檔                                             據的相互使用和轉換

                        和幻燈片中互用內容

 

Chapter 13~  包括3個綜合案例，分別是制作                                      掌握各種組件在實戰

Chapter 15   旅游宣傳單文檔、當月個人費用                                       辦公中的具體應用

                         開支管理和分析以及制作年終

                           報告演示文稿

 

本書特點

 

特　點          說　明

系統全面    本書體系完善，由淺入深地對Office

            商務辦公軟件的實用操作知識和技巧

            進行了全面講解，內容包括Office

            共性知識、Word組件應用、Excel組件

            應用、PowerPoint組件應用、Office

            協同應用和綜合實例等

 

案例實用    本書不僅為理論知識配備了大量的案例

            操作，而且在案例選擇上也很注重實用

            性，這些案例不單單是為了驗證知識

            操作，而且也是我們實際工作和生活

            中經常遇到的問題。因此，通過這些

            案例，可以讓我們在學會知識的同時，

            解決工作和生活中的問題，達到雙贏的目的

 

拓展知識豐富  本書在講解的過程中安排了上百個“小絕招”

              和“長知識”板塊，用于對相關知識的提升

              或延展。另外，在每章的最后還專門增加了

             “給你支招”板塊，可以讓讀者學會更多的

              進階技巧，從而提高工作效率

 

實用性強      本書不僅語言通俗易懂，同時結合實踐工作

              中的應用來講解，讓讀者輕松掌握知識點的

              同時，能很好地將理論知識應用于實際工作

              中，真正做到學以致用

 

讀者對象

本書主要定位于希望快速掌握Word、Excel和PowerPoint辦公操作的初、中級

用戶，適合不同年齡段的辦公人員、文秘、財務人員、國家公務員使用。此外，本書

也適合各類家庭用戶、社會培訓學員使用，或作為各大中專院校及各類電腦培訓班的

教材。

 

創作團隊

本書由智云科技編著，參與本書編寫的人員有邱超群、楊群、羅浩、林菊芳、馬

英、邱銀春、羅丹丹、劉暢、林曉軍、周磊、蔣明熙、甘林圣、丁穎、蔣杰、何超

等，在此對大家的辛勤工作表示衷心的感謝！

由于編者經驗有限，加之時間倉促，書中難免會有疏漏和不足，懇請專家和讀者

不吝賜教。

 

編 者

 

目錄

Chapter 01  Office軟件入門和常規操作

1.1　 快速了解Office 2013的變化2

1.2　 認識Office 2013的各種組件3

1.3　 熟悉Office組件的工作界面..5

1.4　 Office組件的啟動與退出......7

1.4.1　啟動Office 2013............ 7

1.4.2　退出Office 2013............ 8

1.5　 自定義Office的操作環境......9

1.5.1　注冊并登錄Microsoft賬戶................9

1.5.2　自定義主體顏色和背景.................11

1.5.3　自定義快速訪問工具欄.................12

1.5.4　自定義選項卡和組......14

1.5.5　設置文件的自動保存..16

1.6　 Office文件的常規操作........16

1.6.1　文件的新建與保存操作.................16

1.6.2　為文件設置打開和編輯權限..........18

給你支招

提高Office 2013的啟動速度...20

新建模板文檔.......21

Chapter 02  快速制作純文本文檔

2.1　 頁面格式的設置..................24

2.1.1　紙張大小的設置..........24

2.1.2　頁邊距的設置..............25

2.1.3　頁面方向的設置..........27

2.2　頁面背景效果的設置...........27

2.2.1　添加文檔水印..............27

2.2.2　添加頁面背景..............30

2.2.3　添加頁面邊框..............32

2.3　 輸入文本的方法..................33

2.3.1　輸入普通文本..............33

2.3.2　插入特殊符號..............34

2.4　 字體格式的設置..................35

2.4.1　快速設置字體格式......36

2.4.2　利用對話框設置字體格式.............37

2.5　 段落格式的設置..................39

2.5.1　段落對齊方式的設置..39

2.5.2　段落縮進方式的設置..40

2.5.3　段落間距和行距的設置.................41

2.6　 編輯文本的常見操作..........42

2.6.1　移動與復制文本..........42

2.6.2　查找與替換操作..........44

2.7　 使用項目符號和編號..........45

2.7.1　使用項目符號..............46

2.7.2　使用編號...48

給你支招

使用格式刷快速復制格式.......50

使用查找和替換功能刪除空行..................51

Chapter 03 文檔的進階美化和編輯操作

3.1 　 使用藝術字對象.................54

3.1.1　插入藝術字..................54

3.1.2　編輯藝術字..................55

3.2　 使用圖片對象...57

3.2.1　快速插入圖形..............58

3.2.2　簡單處理圖片效果......60

3.3　 使用形狀對象...65

3.3.1　插入形狀并添加文字..65

3.3.2　設置形狀的樣式..........67

3.3.3　選擇并組合形狀..........69

3.4　 使用SmartArt圖形.............70

3.4.1　插入并編輯SmartArt圖形結構......70

3.4.2　在SmartArt圖形中添加文字..........72

3.4.3　美化SmartArt圖形效果..................73

3.5　 使用表格和圖表對象..........74

3.5.1　在Word中使用表格.....75

3.5.2　在Word中使用圖表.....79

給你支招

將圖片中的背景刪除..............82

對普通的Word表格進行數據排序.............83

 

Chapter 04 文檔的高級操作及打印設置

4.1　 使用樣式...........86

4.1.1　創建樣式...86

4.1.2　應用樣式的方法..........88

4.1.3　修改定義的樣式..........90

4.2　批注與修訂文檔91

4.2.1　在文檔中使用批注......91

4.2.2　對文檔進行修訂..........94

4.2.3　處理修訂信息..............96

4.3　 頁眉和頁腳的設置..............98

4.3.1　插入內置的頁眉和頁腳.................98

4.3.2　自定義設置頁眉和頁腳.................99

4.4　 打印與輸出文檔................105

4.4.1　預覽文檔并設置打印105

4.4.2　將文檔輸出為PDF格式...............107

給你支招

如何取消頁眉中的橫線........109

如何為導出的PDF文件添加密碼............109

 

Chapter 05 Excel表格制作與打印的一般操作

5.1　 工作表的基本操作............112

5.1.1　工作表的新建與重命名...............112

5.1.2　工作表的移動和復制113

5.1.3　工作表窗口的凍結和拆分...........115

5.2　單元格的基本操作.............117

5.2.1　插入與刪除行/列.......118

5.2.2　將多個單元格進行合并...............120

5.2.3　調整單元格的行高和列寬...........121

5.3　 在單元格中輸入數據........124

5.3.1　快速填充數據............124

5.3.2　記錄單的應用............128

5.3.3　數據有效性的使用....129

5.4　 工作表的美化.133

5.4.1　手動美化表格............133

5.4.2　套用表格樣式............137

5.5　 工作表的常見打印操作.....139

5.5.1　設置打印區域............139

5.5.2　重復打印標題行........140

給你支招

保存文件的同時生成備份文件................142

巧妙輸入以“0”打頭的數據..................143

自定義設置當輸入非法數據時彈出警告.........144

 

Chapter 06 使用公式和函數計算數據的相關內容

6.1　 單元格的引用方式............148

6.2　 公式與函數的基礎掌握.....149

6.3　 公式的使用與復制............150

6.3.1　輸入公式并計算結果151

6.3.2　復制公式.152

6.4　 函數的應用及數據結果的轉換............153

6.4.1　插入函數的方法........153

6.4.2　嵌套函數的應用........155

6.4.3　將函數結果轉換為數值...............156

6.5　 使用名稱.........158

6.5.1　定義名稱的常見方法158

6.5.2　快速批量定義名稱并查看...........159

6.5.3　使用名稱的方法........161

給你支招

搜索需要的函數.162

讓計算結果不隨系統時間的變化而變化.164

Chapter 07  數據管理技術全面掌握

7.1　 數據的排序操作................166

7.1.1　單字段排序................166

7.1.2　多字段排序................167

7.1.3　自定義排序................168

7.2　 數據的篩選操作................170

7.2.1　自動篩選.170

7.2.2　自定義篩選................171

7.2.3　高級篩選.172

7.3　 數據的分類匯總操作........174

7.3.1　創建分類匯總的幾種情況...........174

7.3.2　隱藏/顯示匯總明細...177

7.4　 刪除重復項.....178

7.4.1　直接刪除重復項........178

7.4.2　利用篩選功能刪除重復項...........179

7.5　 使用條件格式.180

7.5.1　突出顯示符合條件的數據...........180

7.5.2　使用圖形比較數據....182

給你支招

將篩選結果保存到新工作表.183

突出顯示指定關鍵字的整行數據記錄....183

Chapter 08

8.1　 初識圖表的構成................186

8.2　 創建圖表的基本操作........187

8.2.1　根據數據源創建圖表187

8.2.2　手動添加圖表標題....188

8.2.3　調整圖表的大小和位置...............189

8.3　 圖表的編輯與美化............190

8.3.1　更改圖表類型............191

8.3.2　添加圖表數據............192

8.3.3　設置數據系列的填充格式...........193

8.3.4　美化圖表的外觀........196

8.4　 使用迷你圖在單元格中分析數據........198

8.4.1　快速創建迷你圖........198

8.4.2　更改迷你圖的圖表類型...............199

8.4.3　編輯迷你圖的樣式和選項...........200

8.5　 數據透視表的使用............201

8.5.1　創建數據透視表........201

8.5.2　設置數據透視表格式203

8.5.3　刷新數據透視表中的數據...........204

8.5.4　更改數據透視表的匯總方式........205

給你支招

處理數據差異大的圖表數據.207

將透視表的數據圖形化展示.207

數據的圖形化展示與透視分析

Chapter 09  幻燈片整體外觀設置和必會操作

9.1　 編輯幻燈片的母版............210

9.1.1　設置母版占位符的字體格式........210

9.1.2　設置與編輯母版的背景格式........212

9.1.3　復制、重命名與插入母版...........215

9.2　 掌握幻燈片的基本操作.....217

9.2.1　調整幻燈片的大小....218

9.2.2　更改幻燈片的版式....219

9.3　 使用相冊功能創建電子相冊................220

9.3.1　使用相冊功能創建相冊...............220

9.3.2　在相冊中添加一組新的照片........223

給你支招

取消標題母版版式中的背景效果............225

設置對象的微移動................226

 

Chapter 10 制作視聽效果豐富的演示文稿

10.1　 設置幻燈片的轉場效果...228

10.1.1　添加切換動畫并預覽.................229

10.1.2　自定義設置切換動畫.................230

10.2　 超鏈接和動作的應用......232

10.2.1　在幻燈片中使用超鏈接.............232

10.2.2　使用動作實現跳轉..235

10.3　 為幻燈片對象應用動畫...237

10.3.1　添加動畫并設置其效果.............237

10.3.2　為對象添加多個動畫.................240

10.3.3　自定義動作路徑......241

10.4　 使用音頻和視頻文件......242

10.4.1　在幻燈片中使用音頻文件.........242

10.4.2　在幻燈片中使用視頻文件.........244

給你支招

修改文本超鏈接的字體顏色.245

更改音頻圖標的外觀............246

 

Chapter 11 幻燈片的放映與共享

11.1　 放映幻燈片前的準備......248

11.1.1　隱藏幻燈片..............248

11.1.2　設置放映方式..........249

11.2　 開始放映幻燈片..............250

11.2.1　從頭開始放映幻燈片.................250

11.2.2　從當前幻燈片放映幻燈片.........251

11.2.3　自定義放映幻燈片..251

11.3　 控制放映過程..................253

11.3.1　快速定位幻燈片......253

11.3.2　在幻燈片上添加墨跡.................254

11.4　 演示文稿的共享..............255

11.4.1　打包演示文稿..........256

11.4.2　通過電子郵件共享演示文稿......258

給你支招

利用排練計時確定幻燈片的切換時間....259

將演示文稿轉換為視頻文件.260

Chapter12  各組件之間的協同辦公

12.1　 Office組件之間的數據交換...............262

12.1.1　利用郵件合并功能實現數據

交換......262

12.1.2　在Word文檔中插入現有的Excel

表格......266

12.1.3　在Excel中導入Word數據..........268

12.1.4　利用Excel快速整理Word表格樣式......273

12.1.5　將演示文稿插入Word文檔........274

12.1.6　將Word文檔轉換為幻燈片........274

12.1.7　在Excel表格中插入PPT鏈接....276

12.1.8　在PPT演示文稿中插入Excel表格......277

12.2　 在局域網中協同辦公......278

12.2.1　將文件設置為共享..278

12.2.2　將文件夾設置為共享.................279

12.3　 利用OneDrive實現協同辦公............281

12.3.1　設置要同步的庫......281

12.3.2　將文件上傳到OneDrive.............282

12.3.3　管理OneDrive中的文件.............283

給你支招

注冊OneDrive賬號................284

讓系統自動刷新鏈接的數據.285

 

Chapter 13 旅游宣傳單

13.1　 案例制作效果和思路......288

13.2　 制作宣傳單正面..............289

13.2.1　制作正面頭部區域..289

13.2.2　制作正面底部區域..293

13.3　 制作宣傳單反面..............298

13.3.1　頁眉制作.................298

13.3.2　反面內容制作..........300

13.4　 案例制作總結和答疑......303

給你支招

安裝沒有或缺失的字體........303

調整宣傳單頁面內容到邊距的距離........304

 

Chapter 14 當月個人費用開支

14.1　 案例制作效果和思路......306

14.2　 制作費用日志表格..........307

14.2.1　制作費用日志工作表.................307

14.2.2　設置表格樣式..........308

14.3　 使用形狀制作跳轉..........312

14.3.1　繪制和設置形狀......313

14.3.2　添加跳轉功能..........314

14.4　 使用圖表分析..................316

14.4.1　制作分析表結構......316

14.4.2　插入圖表對數據進行分析.........317

14.5　 案例制作總結和答疑......319

給你支招

安裝沒有或缺失的字體........320

避免再次對矩形大小進行設置................320

Chapter15 公司年終演示報告

15.1　 案例制作效果和思路......322

15.2　 制作年終報告母版..........323

15.2.1　制作年終報告整體風格.............323

15.2.2　添加開場音樂..........327

15.3　 制作年會幻燈片..............328

15.3.1　制作公司概況幻燈片.................328

15.3.2　制作組織結構調整幻燈片.........331

15.3.3　制作圖表分析幻燈片.................332

15.3.4　制作目錄幻燈片......335

15.3.5　為元素添加動畫......335

15.4　 案例制作總結和答疑......336

給你支招

解決音頻不能正常插入的情況................336

開啟智能參考線.337