內容簡介

全書共分為12章。第1～5章介紹Excel基礎操作，第6～8章介紹Excel數據計算、分析和管理，第9章介紹Excel數據的高級分析，第10章介紹Excel與Word數據共享和協同辦公，第11～12章對人事檔案管理系統和員工酬薪管理系統綜合案例進行了完整創建。此外，本書各章還穿插了豐富的欄目板塊，如小絕招、長知識和給你支招等，提高讀者的實戰操作能力。

本書內容系統全面，案例實用，適用于想快速掌握Excel并使用Excel進行商務辦公的行政與人事工作的用戶，同時還適合不同層次的辦公人員、文秘、財務人員和國家公務員等。此外，本書也適合各類家庭用戶和社會培訓學員使用，或作為各大中專院校及各類電腦培訓機構的教程使用。

前言

 

關于本叢書

如今，學會使用計算機已不再是休閑娛樂的一種生活方式，在工作節奏如此快的今天，它已成為各行業人士工作中不可替代的一種工作方式。為了讓更多的初學者學會計算機和相關軟件的操作，經過我們精心策劃和創作，“學以致用系列叢書”已在2015年年初和廣大讀者見面了。該叢書自上市以來，一直反響很好，而且銷量突破預計。

為了回饋廣大讀者，讓更多的人學會使用電腦和一些常用軟件的操作，時隔一年，我們對“學以致用系列叢書”進行了全新升級改版，不僅優化了版式效果，更對內容進行了全面更新，并拓展了深度，讓讀者能學到更多實用的技巧。

本叢書涉及電腦基礎與入門、網上開店、Office辦公軟件、圖形圖像和網頁設計等方面，每本書的內容和講解方式都根據其特有的應用要求進行量身打造，目的是讓讀者真正學得會、用得好。“學以致用系列叢書”具體包括的書目如下：

 

Excel高效辦公入門與實戰

Excel函數和圖表入門與實戰

Excel數據透視表入門與實戰

Access 數據庫基礎及應用（第2版）

PPT設計與制作（第2版）

新手學開網店（第2版）

網店裝修與推廣（第2版）

Office 2013入門與實戰（第2版）

新手學電腦（第2版）

中老年人學電腦（第2版）

電腦組裝、維護與故障排除（第2版）

電腦安全與黑客攻防（第2版）

網頁設計與制作入門與實戰

AutoCAD 2016中文版入門與實戰

Photoshop CS6平面設計入門與實戰

 

 

叢書兩大特色

本叢書主要體現了“理論知識和操作學得會，實戰工作中能夠用得好”的策劃和創作宗旨。

 

理論知識和操作學得會

講解上——實用為先，語言精練

本叢書在內容挑選方面注重3個“最”——內容最實用，操作最常見，案例最典型，并且用最通俗的語言精練講解理論知識，以提高讀者的閱讀和學習效率。

外觀上——單雙混排，全程圖解

本叢書采用靈活的單雙混排方式，主打圖解式操作，并且每個操作步驟在內容和配圖上均采用編號進行逐一對應，使整個操作更清晰，讓讀者能夠輕松和快速掌握。

結構上——布局科學，學習 + 提升同步進行

本叢書每章知識的內容安排上，采取“主體知識＋給你支招”的結構。其中，“主體知識”是針對當前章節涉及的所有理論知識進行講解；“給你支招”是對本章相關知識的延伸與提升，其實用性和技巧性更強。

信息上——欄目豐富，延展學習

本叢書在知識講解過程中，還穿插了各種欄目版塊，如小絕招、給你支招和長知識。通過這些欄目，有效增加了本書的知識量，擴展了讀者的學習寬度，從而幫助讀者掌握更多實用的技巧操作。

 

實戰工作中能夠用得好

本叢書在講解過程中，采用“知識點＋實例操作”的結構來講解，為了讓讀者清楚涉及的知識在實際工作中的具體應用，所有的案例均來源于實際工作中的典型案例，比較有針對性。通過這種講解方式，讓讀者能在真實的環境中體會知識的應用，從而達到舉一反三、融會貫通的目的。

 

關于本書內容

本書是“學以致用系列叢書”中的《Excel高效辦公入門與實戰》，全書共分為12章，主要包括Excel基礎操作、數據計算、分析和管理、數據高級分析、Excel與Word協同辦公和綜合實踐等部分，各部分的具體內容如下。

 

章節介紹                      內容體系                                                                   作 用

Chapter 01~ 這部分主要是講解Excel的基礎、                                通過本部分的學習，用戶

Chapter 05  通用和必備操作，其中包括                                         可輕松地制作和設置專業

                            Excel工作環境的自定義、                                       的商務表格

                            標準表格創建、格式的設置

                             以及對象的添加使用等

 

Chapter 06~  這部分是對數據進行計算、                                           幫助用戶對表格數據進行

Chapter 08   分析和管理，讓復雜的                                                   計算、管理和分析

                        數據計算變得簡單，

                        讓潛在規律和問題被發現

                       并直觀展示幫助用戶對表格

                       數據進行計算、管理和分析

 

Chapter 09  這部分屬于數據的高級分析                                        對數據進行多維透視分

                        部分，其中主要內容是數據                                        析，幫助用戶發現數據的

                      透視表、數據透視圖以及                                                深層規律或潛在問題

                       輔助工具切片器

 

Chapter 10   這部分主要介紹Word和Excel                                           幫助用戶輕松地對Office

                       之間的數據共享和相互調用的                                                辦公組件進行數據共享與

                           一些實用知識                                                                       互換

 

Chapter 11~  這部分主要是綜合實例，                                                 鞏固、復習和提高本書的相關

Chapter 12   將本書的知識點有機結                                                         知識點，達到舉一反

                         合并串聯起來，分析                                                             三的目的

                           這些知識應用到實際工作中

                            的情況，幫助用戶鞏固

                          相關知識點，同時實現升

                          華知識點的目的

             

關于本書特點            

 

特 點          說 明

系統全面   本書體系完善，由淺入深地對

           Excel商務辦公的實用操作知識

           和技巧進行了全面講解，通過

           基礎操作、數據計算、分析和

           管理、數據高級分析、Excel

           與Word的協同辦公以及綜合

           實踐這5大部分的學習，幫助

           讀者更系統地掌握本書的知識

 

案例實用   本書為了讓讀者更容易學會

           使用Excel，不僅對理論知識

           配備了大量的案例操作，

           而且在案例選擇上也很注重

           實用性，這些案例不單單

           是為了驗證知識操作，

           也是實際工作和生活中常遇到

           的問題。通過這些案例，

           可以讓讀者在學會知識的同時

           解決工作和生活中的問題，

           達到雙贏的目的

 

拓展豐富   在本書講解的過程中安排了

           上百個“小絕招”和“長知識”

           板塊，用于對相關知識的提升和

           延展。另外，在每章的最后

           還專門增加了“給你支招”板塊，

           讓讀者學會更多的進階技巧，

           從而提高工作效率

 

實用性強   本書不僅語言通俗易懂，

           同時結合實踐工作中的應用

           來講解知識，讓讀者輕松掌

           握理論知識的同時，能很好地

           將理論應用到實際工作中，

           真正做到學以致用

 

關于讀者對象

本書主要定位于想快速掌握Excel，并使用Excel進行商務辦公從事行政與人事等方面工作的用戶，同時還適合不同層次的辦公人員、文秘、財務人員和國家公務員等。此外，本書也適用于各類家庭用戶和社會培訓學員使用，或作為各大中專院校及各類電腦培訓機構的教材使用。

 

關于創作團隊

本書由智云科技編著，參與本書編寫的人員有邱超群、楊群、羅浩、林菊芳、馬英、邱銀春、羅丹丹、劉暢、林曉軍、周磊、蔣明熙、甘林圣、丁穎、蔣杰、何超等，在此對大家的辛勤工作表示衷心的感謝！

由于編者經驗有限，加之時間倉促，書中難免會有疏漏和不足，懇請專家和讀者不吝賜教。

 

 

編  者

 

目錄

 

Chapter 01  開啟高效辦公前需先了解學習目標

1.1 Excel的應用領域有哪些 2

1.2 Excel經歷了哪些版本 3

1.3 細說Excel三大組成部分 6

1.4 定制符合個人習慣的操作環境 7

1.4.1　默認布局不順手怎么辦 7

1.4.2　說說隱藏屏幕提示信息 8

1.4.3　把隱藏的功能“揪”出來 8

1.4.4　將常用功能單獨放置 9

給你支招

固定顯示常用文件 10

預覽要打開文件的效果 11

設置整個工作簿顯示的選項 12

 

Chapter 02  Excel辦公入門操作

2.1 創建員工檔案表 14

2.1.1　快速創建空白工作簿 14

2.1.2　工作表的基本操作 14

2.2 完善工資表 16

2.2.1　普通文本的輸入 17

2.2.2　有規律數據的輸入 17

2.2.3　輸入超過11位的數字數據 18

2.2.4　多個單元格輸入相同內容 19

2.2.5　輸入本列已有內容 20

2.3 編輯員工考勤表 20

2.3.1　常規的查找和替換 21

2.3.2　查找和替換的高級選項 22

2.3.3　數據的移動和復制 23

給你支招

怎樣為工作簿設置打開密碼 24

讓工作簿只能看不能改 25

 

Chapter 03  高效辦公的必會技巧

3.1　編輯員工注冊信息 28

3.1.1　從文本文檔導入數據 28

3.1.2　使用分列功能拆分數據 30

3.1.3　快速改變數據類型 31

3.2 完善社保繳納記錄 32

3.2.1　同時操作多張工作表 32

3.2.2　同列中不能輸入相同數據 33

3.2.3　限制數據的輸入選項 34

3.2.4　控制單元格數據的長度 35

3.2.5　輸入非法值的錯誤提示 36

3.3 文件管理中的跳轉 37

3.3.1　利用超鏈接打開指定文件夾 38

3.3.2　在不同工作表間的跳轉 38

3.3.3　用超鏈接打開文件 39

3.3.4　為超鏈接設置屏幕提示 40

給你支招

直接獲取網頁上的數據到工作表 41

為有規律的文件批量創建超鏈接 42

讓超鏈接文本字體不發生改變 43

 

Chapter 04  表格編輯第一步：格式化

4.1 用主題美化員工月度工資表 46

4.1.1　直接應用主題效果 46

4.1.2　自定義主題 46

4.2 用表格樣式美化辦公用品領用登記表 48

4.2.1　為單元格區域套用表格樣式 49

4.2.2　設置表格樣式的顯示效果 49

4.2.3　自定義表格樣式 51

4.3 用單元格樣式美化加班統計表 53

4.3.1　套用單元格樣式 53

4.3.2　自定義單元格樣式 53

4.3.3　數字格式也能美化表格 55

4.3.4　用底紋突出單元格數據 58

4.4 面試成績表的動態美化 59

4.4.1　顯示數值最大的前3項 59

4.4.2　強調表格中的重復數據 60

4.4.3　用數據條展示數據大小 61

4.4.4　用圖標集展示數據 61

4.4.5　巧用規則實現隔行樣式 62

給你支招

在自定義格式中加入條件判斷 64

判斷單個單元格后設置一行的格式 65

 

 

Chapter 05  讓表格更豐富：對象的使用

5.1 制作公司組織結構圖 68

5.1.1　插入SmartArt對象 68

5.1.2　添加和刪除形狀 69

5.1.3　更改圖示布局 70

5.1.4　SmartArt圖形的簡單美化 71

5.2 手工繪制招聘流程圖 72

5.2.1　繪制招聘流程圖基本形狀 72

5.2.2　在形狀中添加文字 73

5.2.3　形狀的復制和修改 74

5.2.4　排列和連接形狀 75

5.2.5　在自定義圖示中添加說明 77

5.2.6　自選圖形的簡單美化 78

5.3 制作招聘廣告 79

5.3.1　在表格中插入并編輯圖片 79

5.3.2　創建藝術字標題 81

5.3.3　設置三維效果藝術字 82

5.3.4　用形狀裝飾廣告 84

給你支招

如何修改形狀 85

怎樣將圖片裁剪為任意形狀 86

 

Chapter 06  數據的處理：公式與函數

6.1  寫在使用公式函數之前 88

6.1.1　公式讓數據計算成為可能 88

6.1.2　函數讓數據計算更簡單 90

6.1.3　函數嵌套讓數據計算更智能 92

6.1.4　單元格名稱讓公式更直觀 94

6.2  人事檔案中的自動計算 99

6.2.1　自動生成記錄編號 99

6.2.2　根據身份證號填寫性別 101

6.2.3　用身份證號提取員工生日 103

6.2.4　根據身份證號填寫員工年齡 106

6.2.5　計算員工當前工齡 109

6.3  月度工資中的自動計算 110

6.3.1　計算考勤扣除金額 110

6.3.2　根據職務查詢基本工資 113

6.3.3　根據銷售業績計算提成工資 115

6.3.4　計算實發工資 117

6.3.5　制作工資條 122

6.4  考勤管理表中的自動統計 124

6.4.1　自動計算遲到時間 124

6.4.2　根據考勤數據填寫考勤統計表 126

6.4.3　判斷是否全勤 128

6.4.4　匯總考勤情況 131

6.5  員工參保情況統計中的自動計算 133

6.5.1　個人繳納社保金額 133

6.5.2　計算員工社保繳費基數 134

給你支招

快速進行加減乘除的計算 136

巧妙隱藏公式/函數 137

 

Chapter 07  數據的圖形化分析：圖表

7.1  學歷結構分析更適合用圖表 140

7.1.1　創建餅圖 140

7.1.2　更改圖表類型 140

7.1.3　為圖表添加一個適合的標題 141

7.1.4　調整圖表的大小 142

7.1.5　移動圖表的位置 144

7.1.6　使用圖表樣式美化圖表 145

7.2  工作進度管理也適合用圖表 148

7.2.1　創建條形圖 148

7.2.2　手動調整數據源 148

7.2.3　設置坐標軸格式 150

7.2.4　設置數據系列填充效果 152

7.3  員工工作能力分析可用動態圖表 158

7.3.1　利用數據驗證控制分類 158

7.3.2　根據分類生成有效數據源 160

7.3.3　根據動態數據源創建圖表 162

7.3.4　簡單美化圖表 163

7.3.5　添加動態文本框 166

7.3.6　組合對象 168

給你支招

如何制作半圓餅圖 168

給你支招|如何使用控件控制圖表顯示 169

 

Chapter 08  數據管理進階：排序與分類匯總

8.1  管理和分析考核成績表 172

8.1.1　最快速且簡單的排序方法 172

8.1.2　按行進行排序 172

8.1.3　按單元格顏色進行排序 174

8.1.4　多條件排序 175

8.1.5　自定義排序序列 176

8.2  從人事檔案表中選出需要數據 178

8.2.1　進入數據篩選狀態就是要快 178

8.2.2　靠前數據能快速篩選出來 179

8.2.3　按日期也能篩選 180

8.2.4　滿足多個條件也能篩選 181

8.2.5　自定義多條件篩選 182

8.2.6　使用自動篩選刪除空行 183

8.2.7　按顏色進行篩選 185

8.3　 匯總查看面試情況 186

8.3.1　快速創建分類匯總 186

8.3.2　多個匯總字段的分類匯總 187

8.3.3　多個匯總方式的分類匯總 189

8.3.4　將匯總數據分頁顯示 191

8.3.5　顯示匯總部分數據 193

給你支招

如何巧妙恢復到排序之前的順序 194

在多條件的高級篩選中如何使用模糊

匹配 195

 

Chapter 09  數據的高級分析：透視功能

9.1　 在工資表中使用數據透視表 198

9.1.1　創建數據透視表 198

9.1.2　設置數據透視表布局 199

9.1.3　設置數據透視表格式 201

9.2　 完善工資表中的數據透視表 203

9.2.1　隱藏和顯示明細數據 203

9.2.2　更改數據透視表的匯總方式 206

9.2.3　使用計算字段 206

9.2.4　移動數據透視表 208

9.3　 切片器在人事檔案中的篩選功能 209

9.3.1　在數據透視表中創建切片器 209

9.3.2　設置切片器的格式 210

9.3.3　多個報表中實現切片器共享 211

9.4　 使用數據透視圖分析工作統計表 212

9.4.1　創建數據透視圖 212

9.4.2　更改數據透視圖圖表類型 214

9.4.3　使用篩選功能改變圖表數據 215

給你支招

如何修改添加的計算字段內容 216

這樣自定義數據透視表樣式 217

 

Chapter 10  這樣才更高效：協同辦公

10.1　 人事檔案在Excel和Access中共享 220

10.1.1　從Access中獲取數據 220

10.1.2　將Excel數據導入Access 221

10.2　 多人共享項目監聽復核表 224

10.2.1　在局域網中共享工作簿 224

10.2.2　按用戶權限設置編輯區域 227

10.2.3　在修訂模式下操作工作簿 230

10.2.4　處理其他人的修訂數據 231

10.2.5　新建批注 232

10.2.6　查看批注 234

10.2.7　刪除批注 235

10.3　 Excel與Word協作打印工資條 236

10.3.1　在Word中插入Excel表格 236

10.3.2　使用郵件合并添加數據 238

10.3.3　預覽和打印工資條 241

給你支招

如何讓局域網用戶查找到共享工作簿并

進行操作 243

設置密碼保護共享工作簿 244

 

Chapter 11 人事檔案管理系統

11.1　 案例制作效果和思路 248

11.2　 制作招聘流程圖 249

11.2.1　創建流程圖標題 249

11.2.2　制作流程模塊 251

11.2.3　添加流程引導線 253

11.2.4　完善招聘流程圖 255

11.3　 制作面試通知單 257

11.3.1　制作通知單表頭 257

11.3.2　制作通知單主體部分 258

11.4　 制作面試評分表 261

11.4.1　制作評分表的結構 261

11.4.2　設置評分表的樣式 262

11.4.3　使用符號標識的重要性 263

11.4.4　自動計算總分和評定 263

11.5　 制作員工登記表 264

11.5.1　自動生成臨時編號 264

11.5.2　提供部門選項 266

11.5.3　設置身份證號的有效輸入 266

11.6　 制作員工工作證 267

11.6.1　制作工作證樣式 267

11.6.2　使用文本框完善對象 270

11.7　 案例制作總結和答疑 271

給你支招

讓流程圖真正以圖片方式顯示 272

如何控制“總分”單元格顯示為空白 272

 

Chapter 12  員工薪酬管理系統

12.1　 案例制作效果和思路 274

12.2　 完善員工基本檔案表 275

12.2.1　使用函數進行信息完善 275

12.2.2　對信息檔案數據進行排序 276

12.2.3　對人力結構進行分析 277

12.3　 制作考勤統計表 279

12.3.1　統計考勤數據 279

12.3.2　計算考勤扣除數據 281

12.4　 制作加班記錄表 282

12.4.1　計算加班時長 282

12.4.2　用批注說明時長計算規則 284

12.4.3　累計加班時長 285

12.4.4　使用名稱參與計算 287

12.5　 制作薪酬數據表 288

12.5.1　調用工資相關數據 288

12.5.2　整體工資對比分析 289

12.5.3　員工個體薪酬結構分析 293

12.6　 制作和打印工資條 296

12.6.1　制作工資條 296

12.6.2　打印工資條 297

12.7　 案例制作總結和答疑 298

給你支招

數組函數的特殊性 298

規避數據項不出現的情況 299