內容簡介

本書通過250個實戰秘技的講解，帶領讀者學習Word/Excel在行政文秘辦公中的實戰技巧，無論是新手還是經常使用Word、Excel的行家，都可以從本書中受益。

全書共14章，分別介紹從基礎開始學習Word、文檔的輸入與編輯、Word中的圖文混排、長文檔的編輯、保護與完善文檔、掌握頁面布局與打印、工作簿與工作表基礎知識、編輯單元格的其他招兒、數據輸入與編輯、數據的篩選、排序與匯總技巧、數據透視表與透視圖的巧妙應用、Excel圖表的應用、公式與函數的應用、掌握工作表的打印等內容。

本書結構合理、圖文并茂，既適合各行業行政人員和文秘工作人員使用，也適合作為高職高專院校相關專業的教材，同時還可以作為Office軟件短訓班的培訓教材或學習輔導書。

 

前言

隨著高效化、數字化、圖表化的直觀閱讀時代的到來，Word和Excel在工作匯報、企業宣傳、財務報表等領域占有舉足輕重的地位。

本書的特色包含以下4點。

* 快速索引，簡單便捷：本書考慮到讀者實際遇到問題時的查找習慣，從而在目錄中即可快速檢索出自己需要的技巧。

* 傳授秘技，招招實用：本書總結了250個使用Word和Excel時常見的難題，并對Word和Excel的每一步操作都進行詳細講解，從而使讀者能輕松掌握實用的操作秘技。

* 知識拓展，學以致用：本書中的每個技巧都含有知識拓展的內容，對每個技巧的知識點都進行了延伸，能夠讓讀者學以致用，對日常的工作、學習有所幫助。

* 圖文并茂，視頻教學：本書采用一步一圖形的方式，使技巧的講解形象而生動。另外，本書配盤備了所有技巧的教學視頻，使讀者的Word和Excel學習更加輕松。

 

本書共分為14章，具體內容介紹如下。

 

* 從基礎開始學習Word ：介紹創建文檔、打開文檔、保存文檔和設置文檔編輯權限等內容。

* 文檔的輸入與編輯：介紹輸入文字、數字、日期、移動文字、刪除文字、復制和粘貼文字等內容。

* Word中的圖文混排：介紹創建文檔表格、調整表格的表格樣式、用SmartArt制作公司組織結構圖、插入與編輯圖片等內容。

* 長文檔的編輯：介紹設置文檔的自動編號、項目符號、大綱級別和文本樣式等內容。

* 修訂與完善文檔：介紹添加批注、刪除批注、拒絕修訂、接受修訂、拼寫和語法檢查等內容。

* 掌握頁面布局與打印：介紹修改打印的紙張方向、大小和頁邊距，設置文檔的頁眉、頁腳和頁碼以及打印文檔等內容。

* 工作簿與工作表的基礎知識：介紹創建、加密、復制、移動、刪除、隱藏工作簿和工作表等內容。

* 編輯單元格的技巧：介紹在工作表中插入行和列，設置工作表邊框、底紋、單元格樣式等內容。

* 數據輸入與編輯：介紹在工作表中輸入和編輯日期、數據、小數、負數等內容。

* 數據的篩選、排序與匯總技巧：介紹篩選數據、排序數據以及匯總數據等內容。

* 數據透視表與透視圖的巧妙應用：介紹創建與編輯數據透視表、創建與編輯數據透視圖等內容。

* 第12 章 Excel 圖表的應用：介紹柱形圖、折線圖、餅圖、雷達圖、條形圖、面積圖、XY（散點） 圖、組合圖、曲面圖、股價圖、圓環圖以及氣泡圖圖表的創建與編輯等內容。

* 第13 章 公式與函數的應用：介紹SUM、AND、AVERAGE、LEFT、OR、YEAR 與TODAY 以及MID 等函數的應用。

* 第14 章 掌握工作表的打印：介紹設置打印紙張的大小和方向、打印活動工作表、指定打印的頁數等內容。

 

作者團隊及服務

本書由李杏林編著，其他參與編寫的人員有張小雪、羅超、李雨旦、孫志丹、何輝、彭蔓、梅文、毛瓊健、胡丹、何榮、張靜玲、舒琳博等。 

由于作者水平有限，書中錯誤、疏漏之處在所難免。在感謝您選擇本書的同時，也希望您能夠把對本書的意見和建議告訴我們。

 

編　者 

 

目錄

 

第1章　從基礎開始學習Word....1

 

招式001　創建空白的文檔 ........2

 

招式002　打開個人授權委托書文檔 ......3

 

招式003　設置銷售總監年終總結的默認保存格式 ......4

 

招式004　設置自動保存文檔的時間 ......5

 

招式005　設置最近使用文檔的顯示數目 ............6

 

招式006　創建老師工作總結開頭文檔密碼 ........7

 

招式007　設置會議邀請函文檔編輯權限 ............8

 

招式008　恢復被損壞的工作總結報告文檔 ........9

 

招式009　查看及添加文檔屬性 ...........10

 

招式010　保存旅游營銷策劃書時打包字體 ......11

 

招式011　將感謝信文檔保存為網頁.....12

 

招式012　隱藏兩頁之間的空白區域 ....13

 

招式013　光標快速定位法 ......14

 

招式014　如何并排查看兩個文檔 ........16

 

招式015　神奇的格式刷 .........17

 

招式016　在多個文檔中搜索特定文檔 .18

 

招式017　插入和改寫模式的快速切換 .20

 

招式018　省力的頁面“自動滾動”功能 ..........21

 

招式019　刪除文檔歷史記錄 ..22

 

第2章　文檔的輸入與編輯........23

 

招式020　輸入面試禮儀中的文字 ........24

 

招式021　輸入采購物品說明中的數字 .25

 

招式022　插入公司慶典中的日期和時間 ..........26

 

招式023　輸入化學式課件的角標 ........27

 

招式024　輸入面試禮儀帶圈數字 ........29

 

招式025　插入數學習題課件中的符號 .30

 

招式026　使用“自動更正”快速輸入常用文本 ....31

 

招式027　選擇并修改銷售員工禮儀培訓中的文字 ....33

 

招式028　給語文課件中的漢字添加拼音 ..........34

 

招式029　移動公司租房合同中的文字 .35

 

招式030　轉換英語課件中英文字母的大小寫 ...36

 

招式031　一次性將所有的方括號替換成圓括號 ....37

 

招式032　巧用“選擇性粘貼”對話框 .38

 

招式033　快速復制粘貼銷售合同的文本 ..........39

 

招式034　快速刪除旅游營銷策劃中多余的空行 ....40

 

招式035　如何暫時性隱藏文檔中的部分文字 ...42

 

招式036　巧妙清除網頁中的干擾碼 ....43

 

招式037　快速制作工程招標范本中的下劃線 ...44

 

招式038　顯示中文詞句的英文翻譯 ....45

 

招式039　轉換簡繁體文字 ......46

 

招式040　自定義簡繁轉換的詞典 ........47

 

招式041　設置考勤制度的字體格式 ....48

 

招式042　設置勞動合同訂立原則中字符間距 ...50

 

招式043　設置旅游邀請函的字體效果 .51

 

招式044　設置安全主題匯報的首字下沉 ..........52

 

招式045　設置平面廣告文案的段落格式 ..........53

 

招式046　設置商業保密協議的對齊方式 ..........55

招式047　快速創建辦公用品登記表格 .58 

招式048　調整辦公用品登記表的行高與列寬 ...59 

招式049　修改員工檔案的表格樣式 ....60 

招式050　快速輸入員工工資表中的數據 ..........62 

招式051　在員工績效考核表中添加行和列 ......62 

招式052　轉換采購合同中的表格對象 .64 

招式053　繪制培訓流程圖中的圖形 ....65 

招式054　美化人力資源規劃流程中的圖形 ......66 

招式055　用SmartArt 制作公司組織結構圖 .....68 

招式056　在費用報銷流程圖中插入文本框 ......69 

招式057　插入中秋節策劃活動中的圖片 ..........70 

招式058　添加旅游文化開幕式邀請函中的藝術字 .71 

招式059　隨心所欲剪裁美食宣傳海報中的圖片 ....72 

招式060　組合人力資源規劃圖中的圖形 ..........73 

招式061　修改個人簡歷中的圖片樣式 .74 

招式062　將制度管理中的圖片襯于文字下方 ...75 

招式063　刪除創意婚禮文案的背景圖片 ..........76 

招式064　雙欄排版會議記錄要求文檔 .77 

招式065　固定端午節放假通知中的圖片 ..........78 

招式066　以鏈接方式插入旅游營銷策劃中的圖片 ....80 

招式067　提取經銷商大會發言稿中的圖片 ......81 

招式068　環繞旅游營銷策劃中的圖片和文字 ...82 

招式069　設置公司章程的頁面背景 ....83 

第4 章　長文檔的編輯..85 

招式070　設置員工手冊編寫原則自動編號 ......86 

招式071　為售后服務禮儀應用項目符號 ..........87 

招式072　清除保密協議中多余的樣式 .88 

招式073　修改銷售合同的文本樣式 ....89 

招式074　在數學課件中應用文本樣式 .91 

招式075　取消自動產生的編號 ...........92 

招式076　設置員工培訓管理制度的大綱級別 ...93 

招式077　創建員工行為規范的目錄 ....95 

招式078　為廣告策劃宣傳插入題注 ....96 

招式079　將旅游營銷策劃書的目錄變為普通文本 ....98 

招式080　讓員工手冊目錄自動更新 ....98 

招式081　隱藏圖片加速瀏覽長文檔內容 ..........99 

招式082　顯示與隱藏域底紋 100 

招式083　合并多個文檔 .......102 

第5 章　修訂與完善文檔.........103 

招式084　添加薪酬制度批注 104 

招式085　刪除辦公室禮儀批注 .........105 

招式086　自定義銷售合同的批注框文本 ........106 

招式087　修改員工辭職報告批注者的姓名 ....107 

招式088　為公司病假制度添加書簽 ..108 

招式089　啟用與關閉修訂模式 .........109 

招式090　接受對課程表文檔的修訂 .. 110 

招式091　拒絕對餐廳健康制度文檔的修訂 .... 111 

招式092　快速統計春節放假通知中的字數 .... 112 

招式093　比較商業銀行邀請函修訂文檔 ........ 113 

招式094　切換修訂的顯示狀態 ......... 114 

招式095　拼寫與語法檢查 .... 115 

招式096　修改錯誤的拼寫和語法 ...... 116

第6 章　掌握頁面布局與打印..119 

招式097　修改新員工招聘管理制度文檔紙張大小 ..120 

招式098　調整員工培訓制度頁面邊距 ............121 

招式099　為員工培訓制度預留出裝訂線的位置 ..122 

招式100　讓文檔內容自動在頁面中居中對齊顯示 ..123 

招式101　設置電話銷售技巧的頁面方向 ........125 

招式102　設置公司招聘文檔頁眉 ......126 

招式103　設置公司招聘文檔頁腳 ......127 

招式104　修改勞動合同首頁頁眉與頁腳的不同 ..128 

招式105　在奇偶頁中設置不同的頁眉頁腳 ....129 

招式106　去除創意婚禮策劃方案頁眉上的橫線 ..130 

招式107　設置公司內外網使用制度的文字方向 ..132 

招式108　使用閱讀視圖查看公關會談禮儀文檔 ..133 

招式109　設置勞動合同必備條款雙頁顯示 ....134 

招式110　讓員工獎懲制度的每頁都從奇數頁開始 ..135 

招式111　添加公司解聘制度中的頁碼 ............136 

招式112　為奇偶頁設置不同格式的頁碼 ........137 

招式113　快速刪除勞動合同分頁符...138 

招式114　在一頁紙上打印多頁內容...140 

招式115　雙面打印銷售總監總結文檔 ............140 

招式116　打印銷售總監總結文檔的部分內容 ..142 

招式117　打印文檔附屬信息 143 

招式118　打印個人述職報告的背景...144 

招式119　從最后一頁開始打印文檔...145 

招式120　一次性打印多份文檔 .........145 

第7 章　工作簿與工作表的基礎知識....147 

招式121　快速創建工作表 ....148 

招式122　為員工工資表加密 149 

招式123　在多個Excel 工作表之間快速切換 ..151 

招式124　保存新建的工作簿文件 ......152 

招式125　修復受損的利潤分配表文件 ............153 

招式126　將任課教師領書記錄表另存為PDF ....154 

招式127　快速插入并重命名工作表 ..155 

招式128　復制財務報表工作表 .........156 

招式129　隱藏財務會計科目工作表 ..158 

招式130　修改工作表標簽的顏色 ......159 

招式131　快速轉換值班安排表的行和列 ........159 

招式132　長報表如何固定表頭顯示 ..160 

招式133　保存財務明細賬目表時取消兼容檢查 ..161 

招式134　選取凈現值法投資分析表中的單元格 .....164 

招式135　取消員工銷售量表中的0 值顯示 ..165 

第8 章　編輯單元格的技巧......163

 

招式136　快速插入工資考勤記錄表的單元格 .....166 

招式137　插入報銷單中的行和列 ......167 

招式138　快速選定財務收支計劃表中的區域 ..169 

招式139　快速合并班級操行評定表單元格 ....170 

招式140　隱藏與顯示員工工資表的行和列 ....171 

招式141　刪除財務機構及人員情況表中的行與列 .....172 

招式142　為地質調查費用報表單元格繪制斜線表頭 ..173 

招式143　快速調整保險業資產負債表的行高與列寬 .....175 

招式144　拆分固定資產匯總表的單元格 ........176 

招式145　將辦公用品領用記錄表的文本居中對齊 ..177 

招式146　設置成本分析表單元格的邊框樣式 ..178 

招式147　取消電腦配件銷售表單元格鏈接 ....179 

招式148　為存貨明細表設置底紋 ......180 

招式149　為銷售業績表設置字體 ......182 

招式150　為日程表快速設置單元格樣式 ........183 

招式151　自動標識出加班記錄表中的雙休日 .....184 

招式152　清除日常費用統計表的條件格式 ....185 

招式153　快速輸入學生信息表中當前日期 ....188 

招式154　快速在旅游情況匯總表中輸入數據 ..189 

招式155　使用自動填充連續插入比率分析表序號 .....190 

招式156　為出資情況表快速填入相同內容 ....191 

招式157　在同一個單元格內輸入多行數據 ....192 

招式158　一次性在不連續單元格中輸入相同數據 ..194 

招式159　為財務指標比較分析表快速輸入大量負數 ..194 

招式160　為貿易額統計表快速互換兩列數據 ..196 

招式161　讓輸入的數據自動添加小數位 ........197 

招式162　自動轉換成本預測表的大寫金額 ....198 

招式163　讓身份證號碼不要顯示為科學計數方式 ..199 

招式164　快速輸入培訓課程表中的特殊符號 ..200 

招式165　輸入1 顯示“√”，輸入0顯示“×” ...........201 

招式166　將完整的計算公式顯示在單元格中 .202 

招式167　限定輸入指定范圍內的日期 ............203 

招式168　防止車輛銷售表輸入重復的數據 ....204 

招式169　自動實現中英文輸入法快速切換 ....205 

招式170　設置分期付款數據表的文本長度限制 ..206 

招式171　設置公司職員名單表的數字輸入限制 ..207 

招式172　創建具有下拉選項的輸入項 ............208 

招式173　查找和替換日常費用統計表中的數據 ..210 

招式174　使用“自動更正”快速輸入數據 .... 211 

 

第10章　數據的篩選、排序與匯總技巧.213 

招式175　按生產方案選擇表的多個關鍵字 

排序 ..214 

招式176　將成績統計表按行排序 ......215 

招式177　按單元格顏色排序日銷售報表 ........216 

招式178　通過列表篩選成績表 .........217 

招式179　按文本進行篩選 ....218 

招式180　通過所選單元格進行篩選 ..219 

招式181　將篩選結果輸出到工作表中 ............221 

招式182　為員工工資統計表創建分類匯總 ....222 

招式183　分類匯總結果的復制 .........223 

招式184　顯示或隱藏分級顯示的數據 ............224 

招式185　創建嵌套分類匯總 224 

招式186　創建日常安排表的組 .........225 

招式187　清除分級顯示 .......226 

第11章　數據透視表與透視圖的巧妙應用..........229 

招式188　快速為基本工資記錄表創建數據透視表 .....230 

招式189　為數據透視表添加字段 ......231 

招式190　在工資表中調整字段位置 ..232 

招式191　更改數據透視表的數據源 ..233 

招式192　快速清除數據透視表中的所有內容 ..235 

招式193　移動數據透視表 ....235